Privacyverklaring

1. Wie zijn we?
Zero Point GJJ Gent, gevestigd te Sporthal Hekers, Ter Linden 29, 9052 Gent , is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contact: zeropointgjj.gent@gmail.com

2. Welke gegevens verzamelen we?
We verzamelen de volgende persoonsgegevens van onze leden:

• Naam, voornaam
• Geboortedatum
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adres
• Sportieve gegevens (trainingen, aanwezigheden)
• Medische gegevens (optioneel, indien noodzakelijk voor de veiligheid)
• Verzekeringsstatus
• Beeldmateriaal (foto's en video's van trainingen, evenementen of sfeerbeelden) 

3. Waarom verzamelen we deze gegevens?

• Voor de ledenadministratie en communicatie
• Om de verzekering in orde te brengen
• Voor het opvolgen van trainingen en betalingen
• Wettelijke verplichtingen (bijv. Sport Vlaanderen)
• Voor promotionele doeleinden, zoals het delen van sfeerbeelden of actiefoto's op sociale media, de website van de club of andere communicatiekanalen van Zero Point GJJ Gent

4. Delen van gegevens
We delen gegevens nooit met derden, behalve:

• Verzekeringsmaatschappijen voor sportongevallen
• Overheidsdiensten als dit wettelijk verplicht is
• Met subsidiërende of overkoepelende sportinstanties (bv. federatie, sportdienst, gemeente, …) voor erkenning, rapportering of subsidiëring van de club. Hierbij worden enkel de strikt noodzakelijke gegevens gedeeld.
• Geselecteerde beeldmateriaal kan gedeeld worden via sociale media, onze website of andere publieke communicatiekanalen van de club. Hierbij wordt steeds gestreefd naar een respectvolle en veilige weergave van onze leden. Indien een lid (of ouder bij minderjarigen) bezwaar heeft tegen het gebruik van specifiek beeldmateriaal, kan dit steeds via e-mail gemeld worden en zullen we het desbetreffende beeld verwijderen of niet publiceren. 

5. Communicatie via WhatsApp

Voor praktische communicatie met leden (zoals wijzigingen van trainingen, wedstrijdinformatie of afwezigheden) gebruikt Zero Point GJJ Gent soms WhatsApp-groepen.

Wanneer een lid aan zo'n groep wordt toegevoegd, wordt diens telefoonnummer zichtbaar voor andere groepsleden. We gebruiken WhatsApp uitsluitend voor functionele clubcommunicatie.

Door lid te worden van de club ga je akkoord met deelname aan deze WhatsApp-groep, tenzij je uitdrukkelijk aangeeft dit niet te wensen.

6. Hoe lang bewaren we je gegevens?
We bewaren gegevens zolang iemand lid is en tot 5 jaar daarna (voor boekhouding en verzekering).

Beeldmateriaal dat voor promotionele doeleinden is gebruikt, kan langer bewaard blijven, tenzij specifiek gevraagd wordt dit te verwijderen. 

7. Je rechten
Je hebt recht op inzage, correctie of verwijdering van je gegevens. 

Je hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van beeldmateriaal waarop je herkenbaar in beeld bent. 

Neem daarvoor contact op via zeropointgjj.gent@gmail.com.

8. Beveiliging
Je gegevens worden opgeslagen in beveiligde digitale systemen (zoals Spond / Webnode / Jotform / Martial Connect / Excel (tijdelijk) en Whatsapp) en enkel toegankelijk voor bestuursleden (voorzitter & ondervoorzitter) met een legitieme reden. Indien nodig kunnen ledengegevens tijdelijk geëxporteerd worden vanuit ons GDPR-conforme ledenplatform (Spond & Jotform) voor intern administratief gebruik (zoals aanwezigheidslijsten of verzekeringscontrole). Deze gegevens worden opgeslagen in een beveiligde omgeving, enkel toegankelijk voor bevoegde personen, en worden uiterlijk binnen 30 dagen verwijderd."

Deze privacyverklaring wordt jaarlijks herzien. Laatst bijgewerkt op: 13/09/2025